jak zorganizować konferencje

Jestem przekonany, że zniesione obostrzenia covidowe, wpłyną pozytywnie na organizację eventów biznesowych. Organizując konferencję, warto pomyśleć o lepszej promocji naszej firmy, kolejnego eventu i o pozytywnym pokazaniu jej w social mediach (Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube itp.). Ten artykuł kieruję do organizatorów konferencji oraz filmowców, którzy będą w przyszłości robić takie relacje. 

Ja nazywam się Michał Krzywonos i od 2015 roku prowadzę dom mediowy, w którym kreuję m.in. reportaże z konferencji. Przez lata zebrałem duże doświadczenie w kręceniu takich filmów i przedstawię Wam 5 nieoczywistych wskazówek — jak nagrać dobry film z konferencji. 

1. Od wejścia buduj relacje z uczestnikami konferencji.

Rzadko zdarza się tak, że ktoś sam od siebie podejdzie do Was i powie, że chce powiedzieć kilka zdań i wzbogacić film swoimi wypowiedziami. Dlatego bardzo ważne jest, by już od wejścia budować relacje z uczestnikami, prelegentami i organizatorami wydarzenia.
Ba, nawet prelegenci, którzy reklamują swoje firmy, często robią to niechętnie. Po prostu stresują się wystąpieniem przed kamerą lub, że powiedzą coś głupiego. Nawet ci, którzy przed chwilą mówili ze sceny do 500 osób, mówią później, że ich ciało zastyga i stresują się przed kamerą.

Ja staram się zawsze przywitać, przedstawić i przeprowadzić sympatyczną mini pogawędkę (small talking). Możecie zapytać o przygotowania, oczekiwania itd. Później też zagaduję w innych sytuacjach, jeszcze bez kamery. Dzięki temu dużo łatwiej jest mi namówić taką osobę do wypowiedzi, bo ona sama czuje się przy mnie komfortowo. Jeszcze się nie zdarzyło, żeby ktoś po takim zapoznaniu mi odmówił, natomiast bez tego bardzo dużo osób peszyło się i odmawiało.

Przerwa. Idziemy wszyscy na obiad. Usiadłem z uczestniczką konferencji i po 10 minutach opowiedziała mi, że na poprzedniej konferencji poczuła się tak pewnie, że wieczorem, jak robili networking i wypiła więcej alkoholu, to zadzwoniła do szefa, żeby powiedzieć, że się zwalnia i zakłada swoją firmę. Później opowiedziała mi to jeszcze raz do kamery (oczywiście z małą cenzurą), ale organizator konferencji bardzo był zadowolony z tej historii.

Filmowanie eventów

2. Stwórz historię wokół konferencji, eventu.

Jeżeli jesteśmy przy historiach, to pamiętajmy, że nasz film również jest pewną historią. Powinien więc posiadać wstęp, rozwinięcie i zakończenie. Nasza rola polega na tym, żeby zauważyć w niej bohaterów, kontekst, morał oraz by odpowiednio to poprowadzić. Jak to zrobić?
Może to być np. organizator, który opowiada, co przygotował dzisiaj dla uczestników. Później uczestnik, który opowiada o celu przyjazdu na konferencję. W międzyczasie oczywiście pokazujemy prezentacje, dajemy wypowiedzi prelegentów. Na końcu pytamy, czy uczestnik spełnił swój cel przyjazdu i czy jest zadowolony z udziału w konferencji.

 

3. Wypowiedzi nagrywaj na początku konferencji.

Kiedy zaczynałem filmować konferencje, nie zwracałem uwagi na, to kiedy nagrywam wypowiedzi. Często zostawialiśmy nagrania do kamery na sam koniec, już po wszystkim. Niestety zwykle okazywało się, że po zakończeniu konferencji, ludzie już nie mieli siły ze mną rozmawiać.

Po rozkładaniu wieczorem wszystkich banerów i przygotowaniu konferencji później od porannych godzin witania gości, prowadzenia prezentacji itd., ludzie totalnie wypłukują się ze swojej energii. Mało kto jest w stanie po tak intensywnym dniu, złożyć kilka logicznych zdań, a do tego być uśmiechniętym i przekonującym.
Dlatego po takich przejściach staram się nagrywać wypowiedzi na początku dnia, kiedy wszyscy są pełni energii i zapału.

4. Aranżuj sceny — będzie bardziej efektownie!

Mimo że tworzymy reportaż z imprezy i pewnie niektórzy z Was nie chcieliby wchodzić w kreowanie scen, to powiem Wam, że dużo tracicie. Często ludzie na eventach nie myślą gdzie się ustawić, żeby dobrze to wyglądało w kamerze. Materiał wtedy może okazać się nieatrakcyjny w odbiorze, więc cała nasza ciężka praca idzie na marne.
Z mojego doświadczenia wiem, że organizatorzy i prelegenci są bardzo chętni, żeby pobawić się w mini scenki.
Czasami wystarczy poprosić, żeby grupa ludzi przeniosła się do ładniejszego miejsca w hotelu, możesz dać im ulotkę reklamową i zaaranżować rozmowę.
Tło będziemy mieli bardziej klimatyczne i ludzie będą bardziej uśmiechnięci (w końcu odgrywają scenkę, a nie rozmawiają o zwykłym produkcie).
Takie scenki mogą posłużyć nam również w budowaniu relacji i rozluźnieniu atmosfery pomiędzy nami a uczestnikami, o czym wspomniałem już w punkcie pierwszym.

5. Nagrywaj otoczenie.

Konferencja to często: duża biała sala, 200 osób w garniturach i obraz z projektora. Nuda.
Ciężko wtedy o ciekawy obrazek filmowy. Dlatego poza aranżacją wnętrz, polecam nagrać przebitki miejsca, w którym odbywa się konferencja (sama sala zazwyczaj nie jest ciekawa, ale hotel, panorama miasta czy najbliższa architektura może pięknie urozmaicić wizualnie naszą relację).
Częścią historii jest w końcu otoczenie, a możemy je prezentować m.in. podczas wstępu filmu lub podczas dłuższych wypowiedzi uczestników. Tutaj bardzo dobrze sprawdzą się również ujęcia z drona, które urozmaicą naszą produkcję.
Filmując wypowiedzi (setki), warto pamiętać, żeby zabrać przepytywanych uczestników w takie miejsca. Dzięki temu tło będzie dużo atrakcyjniejsze.

Na koniec zobacz przykładowe filmy z konferencji:

To już byłoby na tyle. Dziękuję bardzo i do zobaczenia na wspólnych konferencjach.

Top